Organisering är nyckeln till smart inköpsarbete


En fungerande inköpsorganisation är ett kraftfullt verktyg för företag. Chalmersforskaren Ingrid Hessel visar i sin avhandling att internt inköpsarbete både påverkar och påverkas av relationer till leverantörer och att samverkan kan kapa kostnader men också skapa mervärden som inte bara handlar om pris. Samordning mellan flera avdelningar med olika roller i inköpsprocesserna skapar den bästa grunden för att hantera både standardisering och specifika önskemål.

Ingrid Hessel 690x330

När Ingrid Hessel presenterar sin avhandling är det inköp som står i fokus. Hon har speciellt inriktat sig på hur inköp som företag gör kan effektiviseras genom att man förbättrar själva organiseringen av inköpen. Hennes forskningsresultat visar att sättet som man internt organiserar inköp på påverkar hur relationen till leverantörer ser ut och att samverkan med leverantörer kan kapa kostnader, men också skapa andra värden än exempelvis enbart lägsta pris.

– Det handlar om att koppla två separata sätt att tänka, förklarar Ingrid. Ett som rör den interna organiseringen av företagen och ett som handlar om hantering av leverantörsrelationer. Jag har försökt integrera de två tankesätten eftersom jag själv har sett ett behov av det, men framförallt för att en sådan koppling har efterfrågats av andra forskare inom området.

Välfungerande organisationer är kraftfullaste lösningen
Hennes forskning lyfter fram fördelarna med att hantera dessa två områden samtidigt istället för att betrakta dem som separata frågeställningar.

– Det krävdes omorganisation för att effektivisera hos det företaget jag undersökte som sysslar med inköp. Det i sin tur ledde till en möjlighet att reducera kostnader för hantering och underhåll av ett av de inköpta systemen med mellan 50 och 70 %. En annan fördel är att omorganisationen skapade ett ökat samarbete med leverantörer som också har lett till ökad försäljning för det köpande företaget. Effekterna blir inte lika direkta som att exempelvis dra ner på antalet leverantörer eller samordna inköpsvolymer för att spara pengar – däremot är en välfungerande organisation en mycket kraftfull och långsiktig lösning, säger Ingrid.

Olika roller behöver samverka
Ingrids studier omfattar 86 intervjuer med personer som arbetar i ett köpande företag, för deras leverantörer eller hos det köpande företagets kunder. Intervjumaterialet har kompletterats med besök i fyra fabriker, både hos köpande och levererande företag, där hon har kunnat ta del av produktionsprocesser men också se hur säljare och köpare interagerar med varandra. Hon har dessutom fått möjlighet att använda data från olika interna IT-system.

– I mina slutsatser lyfter jag fram fyra avdelningar – inköp, produktutveckling, produktledning och projektledning – och vilka roller de spelar när det gäller organiseringen av inköp. Produktutveckling handlar ofta om specifikationer och är en teknisk roll, medan produktledning och projektledning kan ses som varandras motpoler. Projektledning ser specifikt till kortare projekt med ett tydligt fokus på en viss kund medan produktledning har ett längre perspektiv och strävar efter produkter som kan passa många. En strukturerad samordning mellan avdelningar påverkar möjligheterna att standardisera och koordinera inköp av system men ger också möjlighet till anpassning för specifika kundönskemål, hävdar Ingrid.

Inköpsintresset väcktes tidigt
Ingrid fick upp ögonen för området redan när hon skrev sitt examensarbete. Då undersökte hon förändringsledning med inriktning på strategier för inköp. Det väckte hennes intresse för hur det interna inköpsarbetet påverkar och påverkas av relationer till leverantörer.

– När jag sedan fick frågan om att bli doktorand såg jag det som en perfekt möjlighet att kunna utforska området ännu mer. Så jag byggde vidare på studien jag gjort i mitt exjobb men med ett lite annorlunda fokus, förklarar Ingrid.

Efter disputationen är planen att omsätta kunskaperna i praktiken. Ingrid är nyfiken på att se hur hon kan bidra med sitt kunnande i näringslivet och hoppas också för egen del att den praktiska erfarenheten kan ge henne nya insikter.

Fakta
Ingrid Hessel är verksam vid avdelningen Industriell marknadsföring på institutionen Teknikens ekonomi och organisation. Den 28 maj 2014 presenterade hon sin avhandling Organising Purchasing and Supply Management Across Company Boundaries.

 
Ingrid Hessel >>
Avhandlingen Organising Purchasing and Supply Management Across Company Boundaries >>

Foto: Caroline Örmgård